Shadow IT: qué es y cómo puede poner en riesgo tus datos

Vivimos entre aplicaciones, plataformas y herramientas que nos facilitan el día a día, pero que descargamos en segundos, aceptamos sus permisos y empezamos a utilizar sin pensar en qué hacen con la información que les compartimos. En el ámbito de la ciberseguridad, a este uso de herramientas no autorizadas o no supervisadas dentro de una organización se le conoce como shadow IT. Aunque el término se utiliza sobre todo en empresas, también puede servir para entender ciertos riesgos cotidianos cuando usamos apps o servicios digitales sin comprobar bien quién está detrás ni cómo protegen nuestros datos¹.

¿Qué es el shadow IT?

El concepto de shadow IT (también llamado TI en la sombra) se refiere al uso de apps, servicios o herramientas digitales que no han sido revisadas, autorizadas o supervisadas por quienes gestionan la seguridad de la información. Aunque el término nació en el ámbito empresarial, también puede ayudar a entender riesgos cotidianos al usar herramientas digitales sobre las que tenemos poca información o escaso control.

En muchos casos no hay una intención de asumir riesgos. Simplemente buscamos una solución rápida, cómoda o gratuita. Sin embargo, algunas de estas herramientas pueden no ser igual de seguras que los servicios oficiales o las plataformas más consolidadas.

Ejemplos de shadow IT en tu día a día

Una buena manera de entender este concepto es con ejemplos cercanos y reales.

1. La aplicación de moda

Un amigo te recomienda una app de viajes. La descargas e introduces tu nombre, correo electrónico, fechas del viaje y datos de alojamiento. Después, no investigas quién gestiona la aplicación ni dónde se almacenan esos datos.

2. Compartir documentos online

Necesitas enviar documentación y utilizas una plataforma gratuita que acabas de descubrir. En ella subes fotografías, documentos personales, contratos y capturas de pantalla. Si desconoces cómo protege la información el servicio, podrías estar exponiendo tus datos innecesariamente.

3. Herramientas de inteligencia artificial

Cada vez más usuarios usan asistentes y agentes de IA para resumir textos, redactar contenidos o resolver dudas. Si incluyes información sensible, documentos personales o datos financieros en herramientas que no conoces bien, también podrías estar compartiendo más información de la que imaginas (y deseas).

4. Extensiones del navegador

Muchas extensiones prometen mejorar la productividad, como traductores automáticos, correctores de texto o comparadores. También existen gestores de contraseñas útiles, pero conviene instalarlos solo si proceden de desarrolladores fiables y revisas bien los permisos que solicitan.

Por qué el shadow IT es un riesgo para tus datos

Uno de los principales riesgos del shadow IT es la pérdida de visibilidad y control sobre la información, algo que puede derivar en exposición de datos, uso indebido de servicios no autorizados o incidentes de seguridad². Lo vemos con más detalle.

Pérdida de control sobre la información

Cuando utilizas una herramienta poco conocida, es posible que no sepas:

• Dónde se almacenan los datos.
• Durante cuánto tiempo se conservan.
• Quién puede acceder a ellos.
• Si pueden compartirse con terceros.

Cuanta menos información sepas, más difícil será controlar el uso posterior de estos datos. Así que es esencial saber cómo gestionan las entidades la protección de la información. Por poner un ejemplo preciso, la privacidad de tus datos personales en el banco.

Fuga de datos personales

En ocasiones compartimos información aparentemente inofensiva que, combinada con otros datos, sí que puede revelar mucho sobre nosotros. En concreto:

Por lo tanto, es recomendable valorar qué información es necesaria antes de compartirla.

Apps con medidas de seguridad insuficientes

Algunas apps no tienen medidas de protección comparables a las de otros servicios más consolidados. Nos referimos a:

• Contraseñas poco protegidas.
• Ausencia de verificación en dos pasos.
• Falta de actualizaciones.
• Políticas de privacidad poco transparentes.

Así que antes de registrarte, dedica unos minutos a revisar estos aspectos.

Cómo puede afectar a tu seguridad bancaria

Al hablar de datos financieros, la prudencia es vital. Sin ir más lejos, las operaciones bancarias online del día a día se hacen con dispositivos móviles (consultas, transferencias, pagos, compras, tarjetas…). Por eso es recomendable utilizar siempre apps oficiales y acceder solo a plataformas de confianza.

El riesgo está en el uso paralelo de herramientas desconocidas que piden información sensible o permisos excesivos. Algunos ejemplos serían:

• Compartir capturas de movimientos bancarios en aplicaciones desconocidas.
• Almacenar documentos en plataformas poco transparentes.
• Facilitar claves, contraseñas o códigos de acceso fuera de canales oficiales.
• Conectar aplicaciones externas sin comprender qué permisos reciben.

Cómo evitar el shadow IT en tu día a día

La buena noticia es que minimizar los riesgos del shadow IT “solo” exige unos hábitos sencillos:

• Revisar siempre quién está detrás de una aplicación. Comprueba quién la desarrolla, lee opiniones, verifica si tiene página web oficial y consulta su política de privacidad.
• Descargar aplicaciones desde fuentes oficiales. Lo más seguro es utilizar tiendas oficiales de aplicaciones, plataformas reconocidas y servicios con información de contacto clara.
• Compartir solo los datos necesarios. Antes de completar un formulario, pregúntate si la aplicación necesita realmente esta información para funcionar.
• Mantener actualizados los dispositivos. Las actualizaciones suelen aplicar mejoras de seguridad que protegen la información almacenada.
• Utilizar contraseñas fuertes. Por ejemplo, evita reutilizar la misma contraseña, activa la verificación en dos pasos y usa gestores de contraseñas fiables.

Qué tipo de datos no conviene compartir

Hay ciertos datos que merecen especial protección y que no deberías compartir en plataformas desconocidas:

• Contraseñas.
• Códigos de verificación.
• Fotografías del DNI o pasaporte.
• Datos completos de tarjetas.
• Información bancaria sensible.
• Documentación financiera.
• Declaraciones o justificantes personales.

Si una herramienta te pide alguno, analiza en detalle si hay una necesidad legítima para hacerlo.

Herramientas seguras vs no seguras: en qué fijarte

Aun así, no siempre es fácil distinguir una plataforma fiable de otra dudosa. No obstante, esta tabla puede ayudar.

Si aparecen varias señales de alerta al mismo tiempo, quizá merezca la pena buscar una alternativa.

Preguntas frecuentes sobre shadow IT

¿Solo afecta a empresas?

El término se utiliza sobre todo en empresas y organizaciones. Aun así, también sirve para entender un riesgo cotidiano: usar apps o servicios digitales sin verificar bien quién los presta, qué permisos piden y cómo tratan tus datos.

¿Cómo saber si una app es segura?

No existe una garantía absoluta, pero algunos indicadores útiles son:

• Desarrollador identificado.
• Política de privacidad accesible.
• Actualizaciones frecuentes.
• Valoraciones de usuarios suficientes.
• Medidas adicionales de seguridad.

¿Puede afectar a mis operaciones bancarias?

De forma indirecta, sí. Si una aplicación poco fiable accede a información sensible o recopila datos personales, podría aumentar la exposición de información relacionada con tus finanzas.

¿Qué debo hacer si sospecho de una aplicación?

Si tienes dudas:

• Revisa los permisos.
• Elimina la aplicación si no la usas.
• Cambia las contraseñas si lo consideras oportuno.
• Utiliza solo canales oficiales para acceder a servicios financieros.

El shadow IT es parte de una realidad cada vez más común: utilizamos decenas de apps y servicios para estudiar, trabajar, viajar, comprar o gestionar nuestras finanzas. La mayoría de ellas nos aportan comodidad y nuevas funcionalidades. Pero, antes de compartir nada, es aconsejable comprobar quién está detrás, qué datos pide y cómo los protege.

Pequeñas decisiones cotidianas, como descargar aplicaciones desde fuentes oficiales, revisar permisos o utilizar canales seguros para operaciones online, te ayudarán a mantener el control sobre tu información digital. En nuestra área de educación financiera te explicamos cómo hacerlo con más información y las mejores herramientas.

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